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Administrative Ops Analyst

vaas

Híbrido Florianópolis, SC, BR
Administrativo Publicidade e Propaganda

Score da Vaga

100 pontos
Modelo híbrido (+80) Administrativo (+10) Publicidade e Propaganda (+10)

Sua missão

Como nosso(a) Administrative Ops Analyst, você terá um papel fundamental em garantir o funcionamento operacional do escritório e dar suporte administrativo à diretoria, atuando de forma multifuncional em rotinas de facilities, compras, contratos e eventos internos. Sua missão será contribuir diretamente para a fluidez do dia a dia da empresa e da diretoria, ajudando a manter processos administrativos organizados, ágeis e confiáveis, com atuação direta e próxima à diretoria conforme a demanda.

O que você vai fazer no dia a dia

  • Administrar a rotina operacional do escritório
  • Orçar e providenciar compras e itens solicitados pela diretoria
  • Pesquisar ferramentas e fornecedores para demandas da diretoria e do escritório
  • Organizar a logística de ações e eventos internos
  • Apoiar atividades financeiras de rotina, como controle de despesas, pagamentos e prestação de contas
  • Organizar viagens e agendas da diretoria
  • Apoiar na elaboração de minutas de contratos comerciais, aditivos e alterações contratuais com apoio de IA (Claude), para posterior revisão do CFO, sem responsabilidade por questões jurídicas complexas ou contenciosas
  • Manter a organização e o controle de documentos e contratos
  • Dar suporte administrativo a processos simples do dia a dia

 

O que buscamos no seu perfil

Mais do que preencher requisitos técnicos, queremos alguém alinhado(a) à nossa missão de ajudar empresas a tomarem decisões melhores de maneira inteligente, ágil e confiável, e que queira crescer junto conosco na construção da visão de ser a plataforma líder em gestão de riscos para tomada de decisão.

 

Requisitos obrigatórios

  • Ensino superior completo em Administração, Contabilidade, Direito ou áreas correlatas
  • Experiência prévia em rotinas administrativas em nível pleno, com autonomia para conduzir tarefas similares sozinho(a)
  • Perfil organizado, resolutivo e com boa capacidade de priorização
  • Boa comunicação escrita, especialmente para redação de documentos formais
  • Autonomia para transitar entre demandas de naturezas distintas

 

O que pode te destacar ainda mais

  • Familiaridade com ferramentas de IA generativa (Claude, ChatGPT)
  • Experiência apoiando múltiplos executivos simultaneamente
  • Vivência em startups em crescimento ou empresas de tecnologia

 

Incentivos oferecidos pela VAAS

  • Descanso remunerado de 30 dias após 1 ano

  • Auxílio Caju (alimentação e transporte) para quem atua em modelo híbrido ou presencial

  • Wellhub (antigo Gympass)

  • Telemedicina Conexa & Psicologia Viva, com acesso a:

    • 2 consultas mensais com nutricionista

    • 2 consultas mensais com psicólogo

    • Clínico geral e especialistas com preços reduzidos via Telemedicina

    • Descontos em exames da rede Dasa (+15%)

    • Descontos em farmácias Pague Menos (20% a 30%)

  • Vale estacionamento
  • Day off no mês do aniversário
  • Remuneração competitiva

Sobre a área Administrativa

A área Administrativa é responsável por garantir o funcionamento eficiente de todas as operações organizacionais. Profissionais administrativos gerenciam processos, recursos humanos, compras e facility management.

As principais habilidades incluem gestão de processos, Office 365, ERPs administrativos, compliance e gestão de pessoas. O conhecimento de ferramentas de automação e IA está se tornando cada vez mais relevante.

A digitalização dos processos administrativos tem criado novas oportunidades para profissionais que dominam tecnologia e gestão.

Sobre a área de Publicidade e Propaganda

A área de Publicidade e Propaganda é voltada para o planejamento, criação e veiculação de campanhas de comunicação com o objetivo de promover marcas, produtos, ideias ou serviços. Profissionais do setor atuam em agências de publicidade ou departamentos internos de marketing nas áreas de criação (direção de arte, redação publicitária), planejamento estratégico, atendimento a contas e compra de mídia.

Conheça Outras Áreas

Entenda melhor o escopo de atuação, habilidades necessárias e ferramentas utilizadas em diferentes áreas de carreira.

Sobre a área de Analista de Sistemas

O Analista de Sistemas é o profissional responsável por analisar, projetar e implementar soluções de tecnologia que atendam às necessidades do negócio. Ele atua como ponte entre as área de negócio e o time de desenvolvimento, garantindo que os sistemas entreguem valor real para a organização.

As principais habilidades incluem levantamento e análise de requisitos, modelagem de processos (BPMN), modelagem de dados, documentação técnica e funcional, integração de sistemas (APIs, microsserviços), e conhecimento de ERPs e CRMs. Ferramentas como Jira, Confluence, Visio e plataformas de gestão de projetos são essenciais.

Analistas de Sistemas em empresas de tecnologia são muito valorizados, especialmente aqueles que dominam análise de requisitos ágeis (user stories, backlog), integração de sistemas e arquitetura de soluções. A área oferece oportunidades desde analista júnior até arquiteto de soluções, com foco em eficiência, qualidade e inovação tecnológica.

Sobre a área de People Analyst

O People Analyst é o profissional responsável por transformar dados de pessoas em insights estratégicos para tomada de decisão no RH. Ele combina conhecimentos de análise de dados com visão de gestão de pessoas para ajudar as organizações a entenderem métricas de workforce, turnover, engajamento e diversidade.

As principais habilidades incluem people analytics, workforce analytics, análise de turnover e retenção, métricas de RH (time-to-hire, cost-per-hire, e-NPS), visualização de dados (Power BI, Tableau, Visier), planejamento de workforce e análise de compensação. Conhecimento de estatística, SQL e ferramentas de people analytics é diferencial.

People Analysts em empresas de tecnologia são muito valorizados, especialmente aqueles que conseguem traduzir dados complexos de pessoas em insights acionáveis para estratégias de retenção, diversidade e crescimento. A área oferece oportunidades desde analista de RH até head of people analytics, com foco em data-driven people management.

Sobre a área de Gerente de Projetos

O Gerente de Projetos é o profissional responsável por planejar, executar e controlar projetos de ponta a ponta, garantindo que sejam entregues no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada. Com a crescente complexidade dos negócios, profissionais de gestão de projetos são fundamentais para o sucesso organizacional.

As principais habilidades incluem planejamento e cronograma, gestão de escopo, custos, riscos, qualidade e recursos, comunicação com stakeholders, liderança de equipes multifuncionais e uso de metodologias ágeis e tradicionais. Certificações como PMP, PRINCE2 e Six Sigma são diferenciadores importantes.

Gerentes de Projetos em empresas de tecnologia são muito valorizados, especialmente aqueles que dominam méthodologies ágeis (Scrum, Kanban), ferramentas como Jira e MS Project, e conseguem entregar projetos complexos com eficiência. A área oferece oportunidades desde analista de projetos até diretor de PMO, com foco em execução, governança e valor de negócio.

Sobre a área de Gestor de Tráfego

O Gestor de Tráfego é o profissional responsável por planejar, executar e otimizar campanhas de mídia paga em diversas plataformas digitais. Com a competitividade do mercado digital, profissionais de tráfego pago são essenciais para gerar leads qualificados e maximizar o retorno sobre investimento em publicidade.

As principais habilidades incluem gestão de campanhas em Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads e TikTok Ads, planejamento de mídia, análise de métricas (ROAS, CPA, CPC, CTR), A/B testing, remarketing e criação de landing pages. Ferramentas como Google Analytics, Google Tag Manager, Hotjar e plataformas de automação são essenciais.

Gestores de tráfego em empresas de tecnologia são muito valorizados, especialmente aqueles que dominam performance marketing, otimização de funil de conversão e estratégias de escala. A área oferece oportunidades desde analista de mídia até diretor de performance, com foco em crescimento, eficiência de verba e retorno sobre investimento.

Sobre a área de Analista de Automação

O Analista de Automação é o profissional responsável por identificar oportunidades de otimização de processos e desenvolver fluxos automatizados (RPA, scripts ou integrações). Ele mapeia atividades manuais e repetitivas em diversas áreas da empresa e constrói soluções de automação utilizando plataformas de low-code/no-code (como Zapier, Make, Power Automate, n8n) ou ferramentas de RPA (como UiPath), promovendo ganho de eficiência operacional e redução de erros.

Guias de Carreira

Guia de Carreira em Tecnologia

Planejamento, habilidades, entrevistas e crescimento profissional em TI, Ciência de Dados, DevOps e Produto.

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Guia de Carreira em Design

UX/UI, Design Gráfico, Design de Produto. Portfólio, ferramentas, entrevistas e crescimento na área de Design.

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Guia de Carreira em Marketing

SEO, Mídia Paga, Growth, Marketing de Conteúdo. Certificações, ferramentas e estratégias para crescer no Marketing Digital.

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Guia de Carreira em Finanças

Mercado financeiro, investimentos, finanças corporativas, certificações e estratégias para crescer na área financeira.

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Guia de Carreira em Comunicacao

Jornalismo, RP, Comunicacao Corporativa, Marketing de Conteudo e Producao Multimidia.

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Guia de Carreira em Administracao

Gestao de Empresas, RH, Logistica, Consultoria, Gestao de Projetos e Empreendedorismo.

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Guia de Carreira em Dados

Ciencia de Dados, Engenharia de Dados, BI, Machine Learning e IA. Da formacao ao mercado.

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Guia de Carreira em Produto

Product Management, Product Ownership, Agile, Scrum e OKRs. Da estrategia a execucao.

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Glossário Tech e Remoto

Chega de ficar boiando nas entrevistas e descrições de vagas

O mercado de trabalho, especialmente o de tecnologia e as empresas globais, desenvolveu um dialeto próprio. Não entender essas siglas pode fazer você perder oportunidades valiosas ou negociar mal o seu contrato. Para acabar com esse problema, criamos o Glossário Definitivo do Profissional Remoto.

🏢 Modelos de Trabalho e Rotina

Async (Trabalho Assíncrono)
Modelo de comunicação onde as respostas não precisam ser imediatas. Em vez de reuniões o dia todo, a equipe usa documentos e mensagens estruturadas. É o padrão de ouro das empresas globais com times em vários fusos horários.
Sync (Trabalho Síncrono)
O oposto do Async. Exige que a equipe esteja online e disponível no mesmo horário para reuniões, chats ao vivo e colaboração em tempo real.
Daily / Stand-up
Reunião diária e rápida (geralmente de 15 minutos) muito comum em metodologias Ágeis (Scrum). A equipe responde a três perguntas: O que fiz ontem? O que farei hoje? Há algum impedimento?
All-Hands / Town Hall
Reunião geral que envolve todos os funcionários da empresa. Geralmente conduzida pelos fundadores (C-Levels) para apresentar resultados, novas metas e responder a perguntas da equipe.
1:1 (One-on-One)
Reunião individual e recorrente entre o profissional e seu líder direto. Serve para alinhamento de carreira, feedbacks e resolução de problemas, não apenas para status de projetos.

💰 Contratos, Benefícios e Remuneração

PTO (Paid Time Off)
Significa "Tempo Livre Remunerado". Diferente das férias fixas do Brasil (CLT), as empresas estrangeiras costumam oferecer uma bolsa de dias (ex: 20 dias de PTO) que você pode usar para férias, dias de doença ou resolver problemas pessoais, recebendo normalmente.
Equity / Stock Options
Participação societária. A empresa oferece a você o direito de comprar ações da startup por um preço baixíssimo no futuro. Se a empresa crescer ou for vendida, essas ações podem valer muito dinheiro.
Vesting (Período de Aquisição)
É a regra que controla o seu Equity. Geralmente dura 4 anos. Você não ganha todas as ações no primeiro dia; você as "conquista" aos poucos enquanto permanece na empresa. Se houver um "Cliff" de 1 ano, significa que você precisa ficar pelo menos um ano para receber a primeira parte.
RSUs (Restricted Stock Units)
Diferente das Stock Options (onde você tem o direito de comprar a ação), as RSUs são ações que a empresa simplesmente te dá como bônus ou parte do salário, mas que seguem um calendário de Vesting.
Contractor (B2B / PJ)
Modelo de contratação internacional mais comum para brasileiros. Você atua como uma empresa prestadora de serviços (PJ) para a empresa no exterior, recebendo o valor bruto (gross salary) sem descontos na fonte.

🤖 Recrutamento e Processo Seletivo

ATS (Applicant Tracking System)
O "robô" que lê o seu currículo. Softwares como Greenhouse, Ashby e Workday são usados para filtrar candidatos por palavras-chave antes mesmo de um humano olhar o documento. (Dica: é por isso que seu currículo precisa ser limpo e ter as keywords certas).
JD (Job Description)
A Descrição da Vaga. É o documento que lista as responsabilidades, requisitos e benefícios da posição aberta.
Fit Cultural
Etapa da entrevista que avalia se os seus valores, forma de comunicação e visão de mundo estão alinhados com a cultura da empresa. É aqui que avaliam suas Soft Skills.
Onboarding
O processo de integração. É o período das suas primeiras semanas na empresa, onde você recebe acessos, conhece a cultura, estuda a documentação e entende como o produto funciona.

🚀 Como usar isso a seu favor?

O segredo não é apenas saber o que essas siglas significam, mas usá-las ativamente. Se durante a entrevista para uma vaga gringa você perguntar "Como funciona a política de PTO e o calendário de Vesting de vocês?", o recrutador imediatamente perceberá que você é um profissional de alto nível, familiarizado com o mercado global.

O mercado de trabalho remoto exige preparação. E ter o vocabulário certo é o primeiro grande passo para garantir propostas na casa dos milhares de dólares.

Dica do Especialista

Como a Inteligência Artificial Transformou a Procura de Empregos

A Revolução Silenciosa no Recrutamento

Nos últimos anos, a Inteligência Artificial (IA) deixou de ser apenas um conceito futurista para se tornar a principal ferramenta nos departamentos de Recursos Humanos de empresas no mundo todo. Para os candidatos, isso significa que a jornada em busca da vaga ideal mudou drasticamente. Já não basta ter um bom currículo; é preciso entender como os algoritmos leem e avaliam a sua trajetória profissional antes mesmo de um ser humano olhar para ela.

Como as Empresas Estão Usando a IA

O volume de candidaturas online cresceu exponencialmente, o que forçou as empresas a adotarem sistemas automatizados para lidar com a triagem. Os principais impactos incluem:

  • Sistemas ATS (Applicant Tracking Systems): Robôs que analisam milhares de currículos em segundos, buscando palavras-chave, habilidades específicas e cruzando dados com a descrição da vaga. Se o seu currículo não tiver os termos exatos, ele é descartado imediatamente.
  • Entrevistas Automatizadas: Algumas plataformas já utilizam IA para analisar o tom de voz, as microexpressões faciais e a escolha de palavras dos candidatos durante entrevistas gravadas em vídeo.
  • Matching de Candidatos: Algoritmos preditivos vasculham plataformas como o LinkedIn para encontrar candidatos passivos que tenham o perfil exato da vaga, muitas vezes abordando-os automaticamente.

O Lado do Candidato: Como Usar a IA a Seu Favor

Se as empresas usam robôs para filtrar, os candidatos também podem (e devem) usar a inteligência artificial para se destacar na multidão. A IA democratizou o acesso a ferramentas de otimização de carreira.

  1. Otimização de Currículos: Ferramentas baseadas em Modelos de Linguagem (como o ChatGPT ou o Gemini) podem analisar a descrição de uma vaga e sugerir quais palavras-chave você deve incluir no seu currículo para passar pelos filtros ATS.
  2. Preparação para Entrevistas: É possível treinar para entrevistas pedindo a uma IA que atue como um recrutador rigoroso, gerando perguntas comportamentais com base no seu cargo e avaliando as suas respostas.
  3. Cartas de Apresentação Personalizadas: A IA pode ajudar a redigir e estruturar cartas de apresentação altamente direcionadas para a cultura de uma empresa específica em questão de minutos.

O Fator Humano Ainda Importa?

Com tanta automação, é comum o medo de que o processo se torne frio e totalmente mecanizado. No entanto, o efeito tem sido o oposto nas etapas finais. Como a IA cuida da triagem técnica e da burocracia, os recrutadores humanos têm mais tempo para focar nas Soft Skills (habilidades comportamentais).

Empatia, inteligência emocional, capacidade de adaptação e pensamento crítico são características que os algoritmos ainda não conseguem medir com perfeição. Portanto, a regra de ouro para a procura de empregos na era da IA é: otimize o seu perfil para os robôs, mas encante os humanos.


Este conteúdo foi gerado para ajudar profissionais de Tech, Design e Marketing a navegarem no mercado de trabalho moderno. Encontre oportunidades incríveis em nossa plataforma.